Um dos principais problemas arquivísticos nas organizações é o grande volume documental e a falta de espaço para a guarda. As operações que permitem determinar os prazos de guarda dos documentos e sua destinação final são:
ordenação, diagnóstico, classificação e eliminação;
inventário, aprovação, classificação e eliminação;
classificação, listagem, microfilmagem e eliminação;
análise, avaliação, seleção e eliminação;
diagnóstico, ordenação, avaliação e microfilmagem.