Em redações oficiais, é certo
usar o pronome "vosso", no caso de ter sido escolhida a forma de tratamento "Vossa Excelência".
escolher a forma de tratamento "Vossa Senhoria", se o destinatário for mulher.
fechar o texto com "respeitosamente", para pessoas do mesmo nível hierárquico.
usar a expressão "Digníssimo Senhor" para o destinatário em posição hierárquica superior.
identificar o autor da correspondência com seu nome e cargo abaixo da assinatura.