Os arquivos intermediários distinguem-se dos arquivos das demais fases por:
serem essenciais ao funcionamento cotidiano da organização que o produziu.
serem constituídos de documentos em melhor estado de conservação.
sua pesquisa ser direcionada exclusivamente ao público externo.
terem documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.
ser vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte de papel.